GDPR v náboru

Souhlas se zpracováním osobních údajů v náboru

Kdy je souhlas uchazeče skutečně potřeba a kdy si zaměstnavatel vystačí s jiným právním základem? Jak správně souhlas formulovat a jak ho odvolat?

📋 Obsah článku

Kdy je souhlas potřeba a kdy ne
Talent pool a databáze kandidátů
Jak správně formulovat souhlas
Jak souhlas odvolat
Vzor žádosti o odvolání souhlasu

Kdy je souhlas potřeba a kdy ne

GDPR definuje několik právních základů pro zpracování osobních údajů. Souhlas není jediný a v náboru často ani není potřeba.

✅ Kdy souhlas NENÍ potřeba

Probíhající výběrové řízení – právní základ: jednání o smlouvě (čl. 6/1b GDPR)
Uchování po dobu 6 měsíců po VŘ – právní základ: oprávněný zájem zaměstnavatele (obrana proti žalobě za diskriminaci)
Zákonné povinnosti – např. evidence u úřadu práce

❌ Kdy souhlas JE potřeba

Talent pool / databáze kandidátů – uchovávání CV pro budoucí nabídky
Zasílání nabídek práce e-mailem – kariérní newsletter
Sdílení CV s jinými společnostmi ve skupině
Zpracování citlivých údajů – zdravotní stav (pokud není zákonná povinnost)

Přehled právních základů v náboru

Situace	Právní základ	Potřeba souhlasu
Příjem a hodnocení životopisu	Předsmluvní jednání	❌ Ne
Pohovor a reference	Předsmluvní jednání	❌ Ne
Uchování CV 6 měsíců po odmítnutí	Oprávněný zájem	❌ Ne
Zařazení do talent poolu	Souhlas	✅ Ano
Uchování CV déle než 6 měsíců	Souhlas	✅ Ano
Zasílání nabídek práce	Souhlas	✅ Ano

Talent pool a databáze kandidátů

Mnoho firem si buduje databázi zajímavých kandidátů pro budoucí pozice. Pro toto zpracování je vždy nutný souhlas.

💡 Co musí souhlas s talent poolem obsahovat

Jasný účel – „pro zasílání nabídek budoucích pracovních pozic"
Dobu uchovávání – typicky 1–3 roky
Informaci o právu souhlas kdykoliv odvolat
Kontakt pro odvolání souhlasu

Jak dlouho lze uchovávat CV v databázi?

Zákon nestanovuje konkrétní lhůtu. Doporučené doby:

1 rok – běžné pozice, velká fluktuace
2 roky – specializované pozice
3 roky – maximum, obtížně hájitelné déle

⚠️ Pozor na automatické prodlužování

Souhlas nelze automaticky prodlužovat. Před vypršením je třeba požádat o nový souhlas nebo data smazat.

Jak správně formulovat souhlas

Souhlas podle GDPR musí být:

Svobodný – nesmí být podmínkou přijetí do výběrového řízení
Konkrétní – jasně uvedený účel
Informovaný – kdo, proč, jak dlouho
Jednoznačný – aktivní akce (zaškrtnutí, podpis)

✅ Správná formulace souhlasu

Souhlasím se zpracováním svých osobních údajů (jméno, kontakt, životopis) společností [název] za účelem zařazení do databáze uchazečů a zasílání nabídek vhodných pracovních pozic. Souhlas uděluji na dobu 2 let. Beru na vědomí, že souhlas mohu kdykoliv odvolat e-mailem na [adresa] nebo písemně na adrese [adresa]. ☐ Souhlasím

❌ Chybná formulace

„Odesláním životopisu souhlasíte se zpracováním osobních údajů." Proč je špatně: - Nekonkrétní účel - Neznámá doba zpracování - Chybí informace o odvolání - Souhlas je „vnucený" (podmínka odeslání)

Jak souhlas odvolat

Máte právo souhlas kdykoliv odvolat – a to stejně snadno, jako jste ho udělili.

Postup pro odvolání souhlasu:

Napište e-mail na HR oddělení nebo DPO (pověřence pro ochranu údajů)
Identifikujte se – jméno, e-mail, na který pozici jste se hlásili
Jasně uveďte, že odvoláváte souhlas se zpracováním osobních údajů
Požádejte o potvrzení výmazu

⏱️ Lhůta pro reakci zaměstnavatele

Zaměstnavatel musí reagovat do 30 dnů. Pokud nereaguje, můžete podat stížnost na ÚOOÚ.

Vzor žádosti o odvolání souhlasu

📧 E-mail pro odvolání souhlasu

Předmět: Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů Dobrý den, tímto odvolávám svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, který jsem udělil/a v souvislosti s výběrovým řízením na pozici [název pozice] dne [datum]. Žádám o: 1. Výmaz všech mých osobních údajů z vaší databáze 2. Potvrzení o provedení výmazu Moje identifikační údaje: Jméno: [jméno a příjmení] E-mail: [e-mail použitý při registraci] Datum přihlášení: [přibližné datum] Děkuji za vyřízení. S pozdravem [Jméno a příjmení]