GDPR po ukončení pracovního poměru
Skončili jste v práci? Zjistěte, jak dlouho může bývalý zaměstnavatel uchovávat vaše osobní údaje a co může sdělit novému zaměstnavateli.
📋 Obsah článku
📅 Archivační doby – přehled
Zaměstnavatel má zákonnou povinnost uchovávat některé dokumenty i po skončení pracovního poměru. Nemůže je smazat, i kdybyste o to požádali.
| Dokument | Doba archivace | Právní základ |
|---|---|---|
| Mzdové listy | 30 let | Zákon o organizaci sociálního zabezpečení |
| Evidenční listy důchodového pojištění | 30 let | Zákon o důchodovém pojištění |
| Účetní doklady | 10 let | Zákon o účetnictví |
| Daňové doklady | 10 let | Daňový řád |
| Pracovní smlouva | 10 let (účetní doklad) | Zákon o účetnictví |
| Dohody o hmotné odpovědnosti | 5 let po skončení | Promlčecí doba |
| Evidence pracovní doby | 3 roky | Inspekce práce |
| Ostatní dokumenty osobního spisu | 3 roky (promlčení) | Oprávněný zájem |
⚠️ Proč 30 let u mzdových listů?
Mzdové listy slouží k výpočtu důchodu. ČSSZ může potřebovat údaje i desítky let po skončení zaměstnání. Proto je zákon vyžaduje uchovávat 30 let od vyhotovení.
💰 Mzdové listy a evidenční listy
Tyto dokumenty jsou klíčové pro váš budoucí důchod:
- Mzdový list – obsahuje údaje o hrubé mzdě, odvodech, odpracované době
- Evidenční list důchodového pojištění (ELDP) – každoročně se zasílá na ČSSZ
💡 Tip: Kontrolujte své údaje na ČSSZ
Na portálu ČSSZ (eportal.cssz.cz) můžete zkontrolovat, zda máte správně evidované doby pojištění od všech zaměstnavatelů.
📁 Co se děje s osobním spisem
Po skončení pracovního poměru:
- Dokumenty s archivační povinností – přesunuty do archivu (mzdové listy, smlouvy)
- Dokumenty bez archivační povinnosti – skartovány po 3 letech (promlčecí doba pro pracovněprávní spory)
- Citlivé údaje bez účelu – smazány ihned (pokud nejsou součástí archivovaných dokumentů)
✅ Co je typicky skartováno
- Životopis a motivační dopis (z výběrového řízení)
- Interní hodnocení výkonu
- Záznamy o školeních (mimo BOZP)
- Fotografie zaměstnance
📞 Poskytování referencí
Bývalý zaměstnavatel smí poskytovat reference novému zaměstnavateli, ale jsou zde pravidla:
Co může sdělit bez vašeho souhlasu
- Doba zaměstnání (od – do)
- Druh vykonávané práce
- Způsob ukončení pracovního poměru
Co může sdělit jen s vaším souhlasem
- Hodnocení pracovního výkonu
- Důvod výpovědi (pokud není ve smlouvě)
- Osobní vlastnosti a dovednosti
- Výše mzdy
🚫 Co NESMÍ sdělit nikdy
- Nepravdivé informace
- Informace o zdravotním stavu
- Informace o těhotenství/mateřství
- Členství v odborech
- Informace, které by mohly vést k diskriminaci
💡 Máte právo na pracovní posudek
Podle § 314 zákoníku práce můžete požádat o vystavení pracovního posudku. Zaměstnavatel ho musí vydat do 15 dnů. Pokud s obsahem nesouhlasíte, můžete se domáhat opravy u soudu.
🗑️ Kdy můžete žádat o výmaz
Můžete požádat o výmaz údajů, které nejsou předmětem archivační povinnosti:
| Typ údaje | Možnost výmazu |
|---|---|
| Mzdové listy | ❌ Ne (30 let povinná archivace) |
| Pracovní smlouva | ❌ Ne (10 let účetní doklad) |
| Životopis z VŘ | ✅ Ano (po skončení PP) |
| Fotografie | ✅ Ano (ihned po skončení PP) |
| Hodnocení výkonu | ✅ Ano (po 3 letech / promlčení) |
| E-maily s osobním obsahem | ✅ Ano (ihned po skončení PP) |
⏱️ Kdy je nejlepší žádat
O výmaz nearchivovaných údajů požádejte 3 roky po skončení PP – po uplynutí promlčecí doby zaměstnavatel nemá důvod údaje uchovávat.